【Excel業務をDX化】Excelの経費申請書をGoogleフォームで自動生成してみた話

こんにちは、なりかくんです。
今年もこの時期がやってきました。「Qiita Advent Calendar 2025」です！

今回この記事は、「Excel業務をDX化したい。あなたならどうする？ by MESCIUS Advent Calendar 2025」の6日目の記事となります！

Excel業務をDX化したい。あなたならどうする？ by MESCIUS - Qiita Advent Calendar 2025 - Qiita

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「Excel業務をDX化しよう」という記事で、なにを書こうか悩んだ結果、過去に作った「Excelで作られている経費申請書をGoogleフォームから作れるようにする」というプログラムを紹介していこうと思います。（経緯などは記事の中で紹介します。）

Excelで作られている経費申請書
Googleフォーム × GASで作る経費申請書
- Googleフォームを作る
その後の処理も自動化できる

Excelで作られている経費申請書

まず、Excelで作られている経費申請書はこのような形になります。
※ もちろん本物は持ってこれないので、それっぽく作りました。

当時、私の周りにはパソコンが苦手な方が複数名いました。その中には「WordやExcelのテンプレートが用意されていても難しい」という人が居ました。

また、テンプレートを作っていても、「いろいろ触っていたらデザインが人によって大幅に違う。」なんてこともありました。

そこで、「アンケート形式で経費申請書を作れたら、いいのでは？」と考えた私は、GoogleフォームとGASを使って、経費申請書を作れるようにプログラムを作りました。
（後Googleフォームなので、スマホから作れるっていう利点もでかい）

Googleフォーム × GASで作る経費申請書

GASを使って、経費申請書を作るためには、まず既存のExcel経費申請書テンプレートをGoogleスプレッドシートデータに変換する必要があります。

と言っても、Googleスプレッドシート上でExcelデータを開いて、変換をクリックすれば一瞬で変換できます。

なんて便利なんでしょうか。

Googleフォームを作る

申請用のGoogleフォームを作ります。内容は、シート内にあるのを全て書き込んでいるだけです。

こちらがGASのコードになります。（シート上では、14行ぐらい明細行がありますが、めんどくさかったので、今回4つ迄しか作っていないです。）

function onFormSubmit(e) {
  const templateId = "";
  const folderId   = "";

  const templateFile = DriveApp.getFileById(templateId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  let copiedFile = templateFile.makeCopy("立替経費_" + new Date().toISOString(), folder);
  const copiedId = copiedFile.getId();
  const ss = SpreadsheetApp.openById(copiedId);
  const sheet = ss.getSheetByName("Sheet1");
  const responses = e.response.getItemResponses();

  const v = {};

  responses.forEach(r => {
    v[r.getItem().getTitle()] = r.getResponse();
  });
  sheet.getRange("L4").setValue(v["No"]);
  sheet.getRange("L5").setValue(v["申請日"]);
  sheet.getRange("D4").setValue(v["社員番号"]);
  sheet.getRange("D5").setValue(v["氏名"]);
  sheet.getRange("D6").setValue(v["所属"]);

  const maxItems = 4;
  const rows = [13, 14, 15, 16];

  for (let i = 1; i <= maxItems; i++) {
    const row = rows[i - 1];

    const dateKey    = `日付【${i}件目】`;
    const contentKey = `支払内容【${i}件目】`;
    const purposeKey = `利用目的【${i}件目】`;
    const toKey      = `支払先【${i}件目】`;
    const priceKey   = `金額【${i}件目】`;

    if (v[dateKey])    sheet.getRange(`C${row}`).setValue(v[dateKey]);
    if (v[contentKey]) sheet.getRange(`D${row}`).setValue(v[contentKey]);
    if (v[purposeKey]) sheet.getRange(`F${row}`).setValue(v[purposeKey]);
    if (v[toKey])      sheet.getRange(`I${row}`).setValue(v[toKey]);
    if (v[priceKey])   sheet.getRange(`L${row}`).setValue(v[priceKey]);
  }

  if (v["備考"]) {
    sheet.getRange("C30").setValue(v["備考"]);
  }

  Logger.log("作成完了");
}

流れとしてはこのような形です。

Googleフォーム回答
↓
GASトリガー起動（onFormSubmit）
↓
テンプレートファイルをコピー
↓
スプレッドシートに転記

実際にフォームを送ると、このように自動で入力されたスプレッドシートが作成されます。